Boleto ou Duplicata? A importância de aspectos formais e organização para o crédito da empresa.

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O Brasil é uma país com alto grau de informalismo em diversas interações sociais. Esse fato é compreensível tendo em vista a vasta extenção territorial, distribuição de recursos precária e alto índice de burocratização. O cidadão pode reclamar, praguejar e se indignar; mas no final do dia essa é a realidade e como alternativa imediata é necessário aprender a navegar essa realidade.

Surpreende que mesmo empresas com estrutura mais complexas, faturamentos significativos e localizadas em grandes centros frequentemente apresentam pouco interesse na organização e monitoramento de seus setores financeiros.

Em contato com diferentes tipos de empresas, com os mais variados tamanhos e estruturas de administração; ao questionar se a empresa utiliza duplicatas é comum receber a resposta: "Sim, utilizamos boletos!"

O erro de identificação entre o título de crédito e o método de cobrança, ainda que demonstre pouca técnica na elaboração de expedientes financeiros, pode ser benigno em muitos casos. Afinal se a empresa está identificando o ingresso no caixa de seus créditos e não tem maiores problemas de fluxo de caixa ou cobrança esse erro dificilmente será relevante para o desenvolvimento das atividades da empresa.

No entanto expedientes de cobrança tranquilos com fluxos de caixa equalizados não são a regra nas empresas, ainda mais nos dias atuais. Assim a empresa que deixa de ter um mínimo de organização e cuidado com regras básicas em seu financeiro perde uma ativo significativo na forma de títulos de crédito.

Ainda que muitas vezes seja possível deduzir que a "desorganização", falta de informação e de documentos são apenas um artíficio de alguns empresários para não transparecer uma crise financeira instalada na empresa; mesmo nesses casos, a desinformação acaba fazendo mais mal do que bem.

Ná tentativa de tar um enfoque prático ao presente texto seguem alguns pontos que podem lançar algumas luzes sobre o tema:

  1. Duplicata é um título de crédito. Por meio dela é possível transacionar ou vender um recebível da empresa. Por outro lado o boleto bancário é um instrumento de cobrança, dessa forma ele não é uma duplicata; o boleto é uma maneira de cobrar o crédito representado pela duplicata. O boleto também pode ser utilizado para cobrar parcelas de contrato, notas promissórias e outras formas de dívidas.
  2. Mais importante que garantir a integridade do boleto, essencial é garantir que o documento que garante o crédito da empresa (a duplicata), esteja bem constituído. Dessa forma a duplicata, nota promissória, contrato, pedido/fatura deve atender as exigências legais para que possam lastrear eventuais cobranças.
  3. No caso da duplicata, para que ela esteja adequadamente lastreada é necessário que ela corresponda a uma fatura (Lei 5474/1968). Tanto a fatura quanto a duplicata devem conter as seguintes informações:
    1. Denominação fatura ou duplicata;
    2. Número de ordem da fatura;
    3. Data do vencimento ou indicação de "à vista";
    4. Nome e domicílio do vendedor e comprador;
    5. Importância à pagar em representação numérica e por extenso;
    6. Praça de pagamento;
    7. Cláusula à ordem - cláusula que permite a negociação da duplicata ou o seu endosso;
    8. Declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la a ser assinada pelo comprador;
    9. Assinatura do emitente;
  4. Note-se que a duplicata sozinha não é capaz de dar lastro a uma cobrança eficiente. Para que a cobrança se faça adequada é necessário que exista documentação para comprovar toda a operação que originou a duplicata. Assim é necessário ter um meio de demonstrar que o comprador efetivamente realizou o pedido (pedido/fatura assinada ou um email) e também que a mercadoria ou serviço foi adequandamente entregue (canhoto ou termo de recebimento);

Os pontos citados são aspectos básicos sobre a matéria e abordam uma pequena parte dela. Mas a sua imporância é significativa. Como exemplo, podemos mencionar uma eventual cobrança de um sacado (comprador) inadimplente.

Se a empresa que vendeu o produto têm a fatura, a documentação do frete e comprovante de entrega, o devedor pode ter o título encaminhado para cartório com boa dose de tranquilidade. No entanto, se esses documentos não estão devidamente arquivados e o credor encaminha um título para cartório, o devedor pode ingressar com demanda judicial e o credor incorrer em uma indenização, além de perder o valor da venda.

Analisando os aspectos de crédito, uma empresa que tem toda a documentação apontada anteriormente adequadamente arquivada, consegue acessar uma gama muito maior de empresas interessadas na negociação de títulos. Também é muito mais fácil negociar custos quando o vendedor dos títulos demonstra que detém toda a documentação e informação necessária para eventurais cobranças.

Por fim, faço uma menção sobre a disponibilidade de informações. Muitas vezes as empresas não só carecem da documentação adequada de suas vendas, como também sequer tem uma base de dados confiável com as informações das vendas. Reiteradamente ao contatar o financeiro de várias empresas constata-se que eles sequer dispõem de informações de contato de seus clientes atualizadas e muitas vezes o financeiro precisa buscar o comercial para conseguir um número de telefone.

Em conclusão: mesmo em situações de alto grau de informalidade, é importante que as empresas garantam procedimentos cadastrais básicos e resguardo documental mínimo para garantir que suas vendas tenham as condições necessárias para se transformarem em dinheiro. Pois vendas que não geram os ingressos financeiros frequentemente são a origem de crises financeiras e falências.